Administrowanie nieruchomościami

Zakres usług – administrowanie nieruchomościami

• Obsługa techniczna i zgłoszenia: Zapewniamy bieżącą, codzienną obsługę techniczną nieruchomości, dbając o sprawne funkcjonowanie budynku i komfort mieszkańców.

• Przyjmowanie zgłoszeń mieszkańców: odbiór zgłoszeń usterek i problemów technicznych, rejestracja zgłoszeń w systemie, informowanie mieszkańców o statusie realizacji, priorytetyzacja zgłoszeń według pilności.
• Zlecanie drobnych napraw: kontakt z konserwatorami i serwisami, zlecanie napraw bieżących (np. oświetlenie, drobna hydraulika, drzwi, domofony), weryfikacja wykonania prac, odbiór prac i zgłaszanie ewentualnych poprawek.
• Nadzór nad wykonawcami: kontrola jakości usług sprzątania, konserwacji i serwisów, bieżące zgłaszanie nieprawidłowości, potwierdzanie wykonania usług zgodnie z umową, koordynacja wejścia ekip na teren nieruchomości.
• Kontrola czystości i porządku: regularne obchody nieruchomości, weryfikacja stanu klatek, wind, garaży, terenów zewnętrznych, zgłaszanie usterek i nieprawidłowości, nadzór nad firmą sprzątającą.
• Organizacja przeglądów technicznych: umawianie obowiązkowych przeglądów (kominiarskich, gazowych, elektrycznych, budowlanych), przygotowanie dokumentacji dla wykonawców, informowanie mieszkańców o terminach, odbiór protokołów i archiwizacja.

• Dokumentacja i organizacja: Dbamy o prawidłowe prowadzenie dokumentacji technicznej i administracyjnej oraz o sprawną organizację pracy wspólnoty.

• Prowadzenie książki obiektu budowlanego: uzupełnianie wpisów dotyczących przeglądów, napraw i kontroli, archiwizacja protokołów i dokumentów technicznych, dbanie o zgodność z przepisami prawa budowlanego.
• Archiwizacja dokumentów: przechowywanie dokumentów wspólnoty w formie papierowej i elektronicznej, porządkowanie dokumentacji technicznej, eksploatacyjnej i administracyjnej, udostępnianie dokumentów zarządowi na żądanie.
• Przygotowywanie komunikatów: tworzenie ogłoszeń dla mieszkańców, publikacja informacji w aplikacji, na tablicach ogłoszeń i w formie elektronicznej, informowanie o pracach, awariach, przeglądach i zmianach organizacyjnych.
• Obsługa zebrań wspólnoty: przygotowanie sali i dokumentów, lista obecności, materiały dla właścicieli, sporządzanie protokołów z zebrań, archiwizacja uchwał i protokołów.
• Przygotowywanie projektów uchwał (na zlecenie zarządu): opracowanie projektów uchwał zgodnie z wytycznymi zarządu, przygotowanie materiałów do głosowania, publikacja uchwał w systemie do głosowania elektronicznego.

• Rozliczenia podstawowe: Prowadzimy podstawową obsługę finansową wspólnoty w zakresie naliczeń i monitorowania wpłat.

• Naliczenia miesięcznych opłat: przygotowywanie miesięcznych zaliczek eksploatacyjnych, aktualizacja naliczeń zgodnie z uchwałami wspólnoty, generowanie kartotek właścicieli.
• Monitorowanie wpłat: bieżąca kontrola wpływów, odnotowywanie wpłat w systemie, informowanie zarządu o zaległościach.
• Przypomnienia o zaległościach: wysyłanie wezwań miękkich (przypomnienia, monity), kontakt z właścicielami w sprawie zaległości, przygotowanie zestawień dla zarządu w celu dalszych działań.
• Przygotowywanie zestawień dla zarządu: miesięczne raporty wpływów i kosztów, zestawienia zaległości, podsumowania kosztów eksploatacyjnych.

• Wsparcie administracyjne: Zapewniamy sprawną organizację pracy wspólnoty i komunikację z usługodawcami.

• Obieg dokumentów: przyjmowanie i rejestrowanie korespondencji, przekazywanie dokumentów zarządowi i wykonawcom, archiwizacja i porządkowanie dokumentów.
• Kontakt z firmami sprzątającymi, ochroną i serwisami: bieżąca współpraca z usługodawcami, zgłaszanie nieprawidłowości, potwierdzanie wykonania usług, koordynacja harmonogramów prac.
• Obsługa korespondencji: wysyłka pism do właścicieli, przygotowywanie komunikatów i ogłoszeń, obsługa korespondencji seryjnej (papierowej i elektronicznej).

Wycena

Aby przygotować indywidualną ofertę zarządzania wspólnotą mieszkaniową, musimy poznać kilka szczegółów, które pozwolą nam dokładnie dopasować naszą propozycję do specyficznych potrzeb Twojej nieruchomości. Każda wspólnota jest inna, dlatego oferta będzie dostosowana do takich aspektów, jak powierzchnia, liczba lokali, zakres wymaganych usług oraz lokalizacja. Otrzymasz naszą ofertę w ciągu 48h, po dokładnej analizie dokumentacji, weryfikacji informacji oraz wizji lokalnej, jeżeli będzie to konieczne. Dzięki temu możemy zapewnić pełną transparentność kosztów oraz czasowy plan zarządzania nieruchomością.

Podczas pierwszego kontaktu poprosimy Cię o dostarczenie następujących informacji:

• Numer księgi wieczystej - potrzebny do dokładnej analizy nieruchomości.
• Rodzaj zarządu - czy planujesz zmienić obecnego zarządcę, czy preferujesz administratora? W zależności od tego, ustalimy odpowiedni zakres usług.

Nasza oferta obejmie szczegółowy opis naszej stawki za zarządzanie nieruchomością, wyliczoną na m², oraz oszacowanie kosztów, które będą zależne od specyfikacji nieruchomości, takich jak opłaty za media, ubezpieczenia, czy inne koszty eksploatacyjne. Zawsze staramy się, aby nasze wyliczenia były jak najbardziej realistyczne i precyzyjne.

Czas oczekiwania na ofertę – Zwykle po złożeniu zapytania ofertowego otrzymasz naszą propozycję w ciągu 48h. W tym czasie dokładnie sprawdzimy dokumentację, potwierdzimy informacje w księdze wieczystej i przygotujemy ofertę, dostosowaną do wymagań Twojej wspólnoty.

Zapraszamy do kontaktu i złożenia zapytania – z nami Twoja wspólnota będzie w dobrych rękach!